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让你的会议更有效
发布日期:2012-11-13 15:25:46 信息来源:第一财经日报(作者:石教立 Paul)
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  摆脱噪音、收起不相干的设备、拒绝旁观者

  石教立 Paul Rogers

  85%的管理人员认为他们公司的会议效率不高。

  但会议对于任何一家公司而言,都是不可或缺的。不过你几乎可以一下子确定的是,想要举行有效的会议并不是一件容易的事情——也许这正是我们的客户提出诸多诀窍以打破常规会议僵局的原因所在。

  实际上人们需要的是,一个实用的提醒。

  只要能够帮助与会人员记住他们的工作不是絮叨不休或者犯困,而是制定决策并采取行动,那么诸如一个问题、一个符号或者墙壁上的一幅海报等任何事物都能帮助你举行更有效的会议。以下便是一些大胆举措——别害怕背上独断专行的恶名,当这一切有效的时候,你的目的就达到了:

  1.智能手机收集袋。两家公司要求与会人员将自己的智能手机和其他移动设备放在一个袋子里。会议组织者会在会议开始之前收集手机,并在会议结束后发还手机。这一举措想要传达一个很简单的道理:我们在这里关心的是决策的制定,而不是外面的世界发生了什么。

  2.神圣的符号。一家公司将一个一英尺高的大象雕像放置在会议桌的中央。其寓意是:当你在讨论决策时,不要忽略以后可能会重新出现的那些令你不舒服的问题。另外一家公司则是在会议的第一部分将一个河马木雕放在桌上,其目的是鼓励与会人员不断提出想法。到了快做出决策的时候,领导人会拿掉这个木雕,表明:决策时间到了。

  3.站立会议。很多公司会在每天开始之际举行简短的站立会议,通常侧重于回顾项目的进展状态。至于时间更长的会议,事实上,那些舒适的会议室座椅对于参加会议的人员来说,仅仅是一个休息的场所。我们的建议是:在你需要召集员工制定决策时,尽量减少座椅的数量或者完全不放置座椅。你会惊讶地发现,与会人员会非常迅速地进入状态并做出决策。

  4.定期“点名”。我们非常喜爱RAPID这一决策工具,它可以帮助公司将决策角色分配到具体的个人。(RAPID是意见反馈者、建议者、同意者、决定者和执行者五大主要决策角色的英文首字母缩略词)。在会议开始时,询问每一个与会人员他们各自的角色是什么。什么角色都不是?对不起,你不该来参加这一会议。同样,如果高管人员在应亲自出席会议的情况下习惯性地派出代表参加会议时,那么,请这些代表离开会议。这可能会伤害一些人的感情,但下一次,高管人员可能就会按时亲自出席会议了。

  5.拒绝返工。公司是否举行了太多次会议来重新考虑以前的决策?请说“不”。一个客户建议拒绝重新考虑决定,除非理由合理且确凿。一个附带的好处是,如此一来,人们将确信自己参加的会议非常重要,因为他们知道下次没有机会再重新讨论这一问题了。

  我们注意到,最成功的公司,并不会过度严厉。他们往往依赖于提醒和建议来明确自己的观点。这些技巧之所以起作用是因为大多数人都希望做正确的事情。

  记住,有效的办法,有时候仅仅就是一个靠谱的提醒。

  (作者石教立是贝恩公司全球合伙人,Paul Rogers是贝恩公司伦敦分公司的董事总经理,负责贝恩的全球组织咨询业务。)

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关键词:会议效果
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