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职场新人必知 处理工作邮件的五个错误
发布日期:2011-12-21 14:24:59 信息来源:山西晚报
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  又到12月,职场中人的工作逐渐增多,电子邮箱的使用频率也逐渐增加——office里的金领、白领们已经习惯用邮件来做日常工作的沟通、交流。而且,为了便于日常工作,往往每个人的收件人中,都会有整个部门、甚至整个公司同事的群发地址,正常的邮件就不说了,有时候一个马虎,一键下去,把私人邮件发错了地址,这下可就尴尬了。严重的错误还会影响到工作,万一涉及公司内部机密,将造成无法挽回的损失。日前在前程无忧论坛上,就有网友讨论了在发送工作邮件时经常会犯的错误,其中“写邮件时遗漏附件”是网友最常犯的错误,有77%的网友曾出过这个问题。本期讲堂,记者特致电全国某500强企业北京分公司市场销售主管李艳,来为大家说说办公室里的邮件错误。

  特邀嘉宾:某企业北京分公司市场销售主管李艳主讲内容:谨防工作邮件失误

  错误一:收件人、抄送人分不清

  不久前,李艳的一个下属手头有个项目需要另一个部门的配合支持,于是下属就给那个部门的同事发了邮件,收件人里第一位写的是对方部门的合作同事、第二位是李艳的地址、第三位是对方部门经理的地址。

  接到邮件以后,李艳有点发蒙,赶紧把下属叫到了办公室:“你是在叫我们帮你完成这件事情吗?你不知道邮件有抄送这个功能吗?”

  小提醒

  抄送人,是指只需要知道这回事的人,不需要对邮件予以响应,当然如果有建议,也可以回复邮件;

  收件人,是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题、理应对邮件予以回复响应的人;

  各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列;

  转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员。

  错误二:最重要的附件没发送

  一次,李艳在下班前再三嘱咐下属,第二天一早要把一个会议需要的重要电子文件传至她邮箱,下属也再三保证没问题。李艳这才放心下了班,谁知道第二天,问题真出现了。

  早晨八点半,会议将准时开始,参会一方是一个非常重要的大客户。结果,李艳八点钟来了公司后,打开邮箱一看,邮件是有,可是重要的“附件”怎么刷新也没有。这下可把李艳急坏了。好在还有半个小时会议才开,李艳及时进行了处理,才不至于造成更大的损失。

  小提醒

  一般邮件中,附件都是必不可少的。因此,在按发送键之前,一定要仔细查看附件有无传送上来,发件人还应在正文中提示收件人查看附件;

  当邮件中带有多个附件时,发件人应在正文中对各个附件的内容作简要说明。便于收件人分辨主次进行查看;

  当附件数目较多时应打包压缩成一个文件。另外,不少企业对邮件的附件大小设限,如果容量过大,发件人应将附件分成几个小文件分别发送;

  如附件是特殊格式的文件,发件人应在正文中说明打开方式。

  错误三:重要客户没收到邮件

  有一个重要的合作,下午3点开会就要最后敲定了。李艳本想利用午休时间稍睡一会儿,下午以十足的精神面貌去出席会议。没想到,快下班的时候,对方的主管打来电话,刚一接通还没等李艳说“喂”,对方就大声地道出了不满:“你们还准备合作吗?我们销售部门等了一上午最后的敲定方案,现在都没传过来,上面都催了好几次了。”接到电话以后,李艳休息一会儿的心情是一点儿都没有了。

  于是,李艳赶紧召集部门人员询问情况,再打开电子邮箱一看,那个负责发邮件的年轻人发送、抄送了一大群人,却独漏了对方的负责人。

  小提醒

  一般情况下,大的企业、公司都需要经常与固定的一群人有邮件来往,如同一部门的同事、客户等,如果不能确切地记清楚所有人的话,不妨在Out-look新建栏里选择通讯组列表,将需要群发邮件的一组人编成一个组,这样在发送邮件时就不会因为漏了谁而影响工作了。

  错误四:邮件正文出了问题

  李艳说,公司与公司之间的合作,往往要择优而选。因此,有时候,她会将合作方案同时发给不同的公司,而这些公司之间,往往又是同行,又是竞争对手。因此,邮件的发送尤其要小心谨慎,稍不留神,就有可能造成不必要的尴尬与麻烦。

  有一次,一个重要的合作方案,需要李艳亲自修改后,发给不同的公司负责人。李艳认为是老资历员工了,业务也非常熟悉,加上方案修改完毕后已是深夜,所以,李艳以最快的速度将10封邮件发了出去,等待回信。

  第二天,李艳接到了其中一家合作公司负责人的电话,很客气地说:“你是不是最近太累了,要注意休息啊!”

  面对突然而来的问候,李艳有点丈二和尚摸不着头脑。“我知道你们肯定要择优选择合作伙伴,可不能把我的名字也写错了吧?”李艳这下才意识到,她可能在拷贝方案进行发送时,没有改正文名字。也就是说,将发给李总的那封邮件直接发给了吴总。于是,李艳尴尬得直道歉。还好吴总是李艳多年的老朋友了,只是善意提醒,并没有再追究此事。

  小提醒

  正文应简明扼要,如涉及事务很多,最好运用列表符号按序进行说明。在正文中对重要内容进行提示时,不要滥用字体、字号、颜色等;

  如果邮件内容相同而要多次利用,最好建立一个工作邮件模板,直接调用模板;

  在发送之前再通读一下整封邮件,包括抬头和落款、收件人和抄送人等。

  错误五:秘密被别人看到

  去年年底,李艳所属公司的新产品终于正式上线了,公司市场部给涉及该项目的几个部门的直接负责人群发邮件表示感谢。其中有一个负责人在回复邮件时,将本只打算发给一个人的邮件错按成了“回复全部”,而邮件的正文却只提了一个人的名字。尴尬的是,邮件的内容还暴露了当时新产品上线之前的一些秘密……

  小提醒

  如果只需要收件人单独知晓的事,或是作为收件人的你对发件人的邮件提出异议,单独回复给发件人即可;如果你对发件人提出的要求作出了结论性响应,应该“答复全部”。

  收到重要电子邮件后,一般应在2小时内进行回复。如果有重要的事情不方便回复,也应该设定邮件的自动回复功能提示发件人。

  别看一封小小的邮件,越是细小的工作,越能反映出个人工作能力,以及一个人做事是否严谨踏实。因此,各位职场人在发送邮件之前,一定要认真地将邮件方方面面检查到位,才不会出现上述几种错误。

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关键词:职场新人工作邮件
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